Vessel
Information About Domestic Terminal


SURAT EDARAN
Nomor: US.11/2/23/BICT-11

TENTANG

PROSEDUR DAN PERSYARATAN DOKUMEN PENGAJUAN KLAIM
DI BELAWAN INTERNATIONAL CONTAINER TERMINAL

1. Prosedur Pengajuan Klaim
  a. Pemilik barang/pengurus barang di Belawan International Container Terminal melaporkan adanya kejadian/ketidaksesuaian fisik barang/peti kemas kepada Supervisi Operasional  paling lambat 1 x 24 jam untuk dapat dilakukan tindakan pengamanan.
  b. Supervisi Operasional membuat Berita Acara kejadian dan bukti visual (foto) atas peti kemas/barang yang bermasalah dan ditandatangani oleh Supervisi Operasional  Pemilik Barang/Pengurus Barang dan petugas keamanan (security) BICT.
  c. Surat Pengajuan klaim dan kelengkapan dokumen pendukungnya dikirimkan kepada BICT paling lambat 3 x 24 jam terhitung sejak tanggal kejadian.
  d. Apabila bukti-bukti pengajuan klaim sesuai dengan  butir 2 surat edaran ini belum lengkap, maka BICT memberikan tenggang waktu kepada Pemilik Barang/Pengurus Barang untuk melengkapinya paling lambat 7 x 24 jam terhitung sejak diterimanya surat pengajuan klaim.
  e. Apabila dalam tenggang waktu dimaksud butir 1.d. di atas, Pemilik Barang/Pengurus Barang  tidak dapat melengkapi dokumen/bukti yang diperlukan, maka pengajuan klaim  ditolak dan diberitahukan secara tertulis oleh pihak BICT.
  f. BICT akan melaksanakan pembayaran klaim paling lambat 20 hari kerja setelah BICT menerima kuitansi pembayaran dari pihak pengguna jasa/pihak yang dirugikan.
  g. Apabila tidak tercapai kesepakatan pembayaran nilai klaim, maka pihak BICT bersama dengan Pemilik Barang/Pengurus Barang  akan menunjuk surveyor independen/Adjuster untuk melakukan penilaian/menaksir besaran kerugian. Biaya yang timbul atas penunjukan surveyor independen/Adjuster sepenuhnya menjadi beban Pemilik Barang/Pengurus Barang.
 
2. Persyaratan Pengajuan Dokumen
  a. Kerusakan peti kemas dan Uncontainerized Cargo :
    1) Surat pengajuan klaim dari pengguna jasa yang ditujukan kepada GM BICT  
    2) Berita Acara Kejadian yang ditandatangani oleh pihak yang mengajukan klaim dan pihak BICT  
    3) Foto Fisik atas kerusakan peti kemas atau Uncontainerized Cargo  
    4) Equipment Interchange Receipt (EIR)  
    5) Jumlah tuntutan kerugian dilengkapi dengan rincian  
  b. Kerusakan bagian Kapal :
    1) Surat pengajuan klaim dari pengguna jasa yang ditujukan kepada GM BICT  
    2) Berita Acara Kejadian yang ditandatangani oleh pihak yang mengajukan klaim dan pihak BICT  
    3) Foto fisik kerusakan bagian kapal (foto asli dan jelas)  
    4) Notice of Damage by Stevedore yang ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab dan berwenang di kapal dan pihak BICT  
    5) Jumlah tuntutan klaim dilengkapi dengan rincian  
    6) Diajukan oleh principal (bukan Lokal Agent)  
    7) Dipastikan terlebih dahulu bahwa kerusakan kapal belum/tidak termasuk discover oleh P & I Club atau asuransi sejenis  
  c. Kerusakan dan/atau kehilangan isi peti kemas :
    1) Surat pengajuan klaim dari pengguna jasa yang ditujukan kepada GM BICT
    2) Berita acara kejadian yang ditandatangani oleh pihak yang mengajukan klaim dan pihak BICT
    3) Foto tempat kejadian perkara
    4) Packing List/Invoice
    5) Jumlah tuntutan kerugian dilengkapi dengan rincian
    6) Agar dipastikan terlebih dahulu bahwa muatan peti kemas tersebut tidak/belum dicover dalam asuransi
    7) Klaim yang berkaitan dengan muatan diajukan oleh importir atau eksportir langsung (bukan Forwarding)
  d. Kerusakan Head Truck dan Chassis :
    1) Surat pengajuan klaim dari pengguna jasa yang ditujukan kepada GM BICT
    2) Berita Acara Kejadian yang ditandatangani oleh pihak yang mengajukan klaim dan pihak BICT
    3) Foto fisik atas kerusakan
    4) Damage Report
    5) Jumlah tuntutan kerugian  dilengkapi dengan rincian
    6) Head Truck dan Chassis harus layak operasi, terdaftar di BICT dan dioperasikan oleh pengemudi resmi yang ditunjuk dengan surat dari perusahaan pemilik Head Truck dan Chassis serta harus memenuhi ketentuan dan peraturan mengemudi
  e. Kehilangan Bagian Peti Kemas Reefer :
    1) Surat pengajuan klaim dari pengguna jasa yang ditujukan kepada GM BICT
    2) Berita Acara Kejadian yang ditanda tangani oleh pihak yang mengajukan klaim dan pihak BICT
    3) Foto fisik peti kemas reefer
    4) Jumlah tuntutan kerugian dilengkapi dengan rincian
 
3. Pemeriksaan Peti Kemas
  a. Selama peti kemas/barang masih dalam proses pemeriksaan, dilarang memindahkan barang bukti keluar dari terminal, lapangan penumpukan BICT kecuali atas persetujuan tertulispetugas/pejabat terkait BICT. Apabila terbukti peti kemas/barang ternyata sudah keluar dari terminal/lapanagan penumpukan BICT tanpa ada izin tertulis petugas/pejabat terkait di BICT maka pengajuan klaim akan ditolak
  b. Pemeriksa atas peti kemas/barang harus dilakukan di dermaga/lapangan penumpukan milik BICT kecuali ada kesepakatan sebelumnya antara BICT di luar areal usaha BICT. Segala biaya akan timbul atas kegiatan survey/pemeriksaan di luar areal usaha BICT sepenuhnya menjadi beban Pemilik Barang/Pengurus Barang
 
4. Pemeriksaan Peti Kemas
  a. Kerusakan yang terjadi dan penyebabnya berasal dari pemilik barang/perusahaan pelayanan/perusahaan pengangkutan antara lain:
    1) Peti kemas yang digunakan tidak memenuhi standar
    2) Head Truck dan chasis yang di pergunakan tidak memenuhi standar pengangkutan peti kemas
    3) Label atau segel pengirim dan atau penerima barang tidak jelas
    4) Kapal tidak memenuhi standar kapal pengangkutan peti kemas
    5) Faktor penyebab lainnya sepanjang terbukti penyebabnya berasal dari pemilik barang/perusahaan pengangkutan
  b. Kondisi peti kemas sudah mengalami kerusakan sebelum memasuki areal kerja Belawan International Container Terminal
  c. Peti kemas dan atau isi peti kemas yang tidak sesuai dokumen
  d. Peti kemas dan atau isi peti kemas karena berdasarkan peraturan yang berlaku berada dalam pengawasan instansi yang berwenang
  e. Segala jenis kendaraan di dalam lokasi areal Terminal Peti Kemas yang tidak mematuhi rambu-rambu yang diterapkan oleh Belawan International Container Terminal dan atau tidak berkepentingan langsung
  f. Kesaahan penyusuan barang di peti kemas yang menyebabkan kerusakan barang dan/atau peti kemas
  g. Force Majeure seperti kebijakan umum pemerintah, huru-hara, gempa bumi, air bah, dan bencana alam lainnya.